皆さんの会社でも、SlackやTeamsといったビジネスチャットツールを使われていると思います。
メールとは異なるコミュニケーション手段でもあり、非常に便利と感じることも多いのではないでしょうか。
チャットの良さを語った記事も多く、メールという一時代を築いたコミュニケーションツールですが、
「メールはもう古い、これからはチャットだ」
ということも少し前から言われていると思います。
しかし、チャットは本当にメールの代替手段になりえるのでしょうか。
無難な回答になってしまいますが、私の意見としては、やはりケースバイケースだと感じます。
そこで、そもそもメール全盛期がどうだったのか、チャットツールを利用していて思うことなどを私の経験をもとに考察してみたいと思います。
もくじ
メール時代の状況
ビジネスチャットがなかったころ、もしくはあくまでも補助的なツールとして使われていたころ、私のメール受信量ですが、管理職として働いている期間で1日あたり500～1,000通という感じでしょうか。
現場のメンバとして働いているころですと、200～300通という感じだったと思います。
これが多いか少ないかは意見が分かれるところだとは思いますが、個人的には、そこまで多いとは感じておらず、このくらいかな、という感覚です。
もちろん、すべて読んでいるわけではなく、6割程度は、メーリングリストなどでCCとして落ちているメールですので流し読みです。
時々、他人のパソコン画面を見る機会があると、このメールがすべて1つのフォルダに入っているという、恐ろしい光景を目にすることがあります。
そんな運用をしていたら、さすがに「メールが多い！ 見落としてしまう！！」と言いますよね。
このようにメールを1つのフォルダで管理しているのは極端な例かも知れませんが、
「最近では、メールが増えてきて読み切れない。CCが無いチャットの方が効率的に連絡を取ることができる」
といったことが言われるようになりました。
ただ、メールを見落とすのは、本当にメールというツールのせいなのでしょう。
チャットになることで、見落とさなくなるのでしょうか。
メールとチャットが混在するいま
チャット自体は昔からあるツールですが、Slackが出たころからでしょうか、急激な盛り上がりを見せ始めたのは。
私の知り合いの会社でも、今ではメールはほとんど使わず、Slackだけでコミュニケーションをとっています、という話も聞きます。
私の会社では、チャットも活発に使われるようにはなってきておりますが、やはりまだメールが力強く残っている、という状況です。
どうなんでしょうか、私の会社と同じような状況の会社も多いのではないでしょうか。
時代の流れもあり、私としてもチャットを主体にしていくことも考えてはいますが、なかなか踏み切れない理由としては、以下のようなことがあげられます。
- チャットは、やはりリアルタイム性を追求したものだと感じるため、後追いがしづらく、即時対応できない内容の場合、忘れてしまう！
- 対外的なやり取りはメールであり、そのメールを引用して、といったことをわざわざチャットに移すのが面倒！
2つ目に関しては、自分や自社だけが変われば良いというものでもないので、仕方ないと思いますが、1点目ですね。
1点目の対応として、ピン止めする、リマインダーのようなものを入れて管理するといった様々な方法で対応されているかと思いますし、私も実施しているのですが、慣れないですね。
メール時代の私は、「未読メール＝実施すべきこと（ToDo）」という管理をしております。
一度読んでその場で対応できないときは、後で対応するToDoとしてメールは再度未読にしておくことで、何かしら対応しないといけないメールが残っている、ということが一目でわかるようにしておりました。
これがチャットだとできない。
「ツールに合わせてやり方も変えるべき」
と私は常日頃から考えている人間ではありますが、まだ解決策が見つかっていない状況です。
もちろんチャットの良さ（というより、Slackなどのツールの良さかも知れませんが）として、様々なプラグインのようなものを追加し、外部アプリケーションと連携させることで、Slack上だけで作業が完結する、という働き方は効率的だし魅力的だとも思います。
Slackなどをチャットツールと考えていたらあまり意味はなく、やはり広い意味でのコラボレーション・ツールとして認識し、働き方をスマートにしていきたいですね。
道のりは遠いかも知れませんが、日々精進していきたいと思います。
まとめ
私の悩みにお付き合いいただきありがとうございました。
在宅勤務も増えてきて、リアルなコミュニケーションが減っていく状況で、これまでのように電話・メールだけのコミュニケーションでは、絶対に足りないと思っております。
特に若手社員にとっては、横に先輩や上司がいない状況は、気持ちが楽だったりもするとは思いますが、やはり少し聞きたいことがあるとなった時に、わざわざメールできちんと文章を起こすか、時間がもったいないですよね。
では電話するか、そもそもいまはプライベートでもLINEなどのコミュニケーションが多く、電話が苦手な人も多いと聞きますし、相手の状況も見えないので躊躇してしまうということもあると思います。
そのようなときにチャット、とても良いと思います。ただし、チャットによりコミュニケーションの質は向上するとは思っておりますが、生産性が向上するという意見については、私は懐疑的です。
メールが長く使われてきたツールのため、慣れの部分も大きくあるとは思いますが、本当に、メールはチャットに置き換わっていくかどうかは、これからの働き方の変化、全世界の風土の変化、それらに依存していくと思います。
「チャットが出てきて、軽いコミュニケーションとれるからメールはなくそう」
「チャットなんてプライベートで使うものなので、ビジネス文書はメールだろう」
どちらの意見もあるかも知れませんが、一方の意見だけでなく、これからの時代の変化に合わせたより良いコミュニケーション方法を継続して模索していく必要があるのだと思います。
参考記事：
