最近はテレワークも増えてきており、ビジネスの場でもメールや電話ではなく、チャットを利用するシーンも増えているのではないでしょうか。
チャットはリアルタイム性があり、ツールによっては既読・未読が分かり、とても有効なツールと感じているのではないでしょうか。
しかし、ビジネスチャットが主流になってきて、だいぶ時間が経ったと思いますが、チャットの使い方が統一されていない場面に出会うことも多く感じます。
そこで、いま現時点でのチャットのメリット、チャットにおけるマナーについて整理してみたいと思います。
チャットのマナーも理解しつつ、上手に活用することで、これまでの電子メールではできなかった様々なことができるようになったり、効率的になったりすると思いますので、ぜひ活用いただければと思います。
もくじ
ビジネスチャットのメリット
そもそもチャットのメリットって何でしょうか
以下のようなことが挙げられると思います。
- 簡潔に素早くコミュニケーションができるようになる
- 堅苦しくなくコミュニケーション不足が解消する
- チームを作って、その中でやり取りすることで情報共有が密になる
1つずつ見ていきましょう。
・簡潔に素早くコミュニケーションができるようになる
いまはLINEに代表されるチャットをプライベートで利用している人も多いと思います。
チャットは短い文章で必要な情報だけを伝えることができ、コミュニケーション速度が一気に上がります。
電話ですと、相手がいま忙しいのかどうなのか、などを考えてしまう人もいますが、チャットの場合は、相手は都合の良いときに見ることができるため、送る側も相手の状態を意識する必要がなくなります。
・堅苦しくない分コミュニケーションが増え、コミュニケーション不足が解消する
ここは、使い方にも多少依存するところがありますが、これまでのメールだと、何かリアクションするにしても、返信メールを書く必要がありました。
それも基本は文字で書かれたメールを送付するだけでした。
一方で、チャットの場合、リアクションのアイコンが準備されており、「ありがとうございました」と返さなくても、💛マークを送るといったことが可能です。
そのため、メールだと返信していなかったものへもリアクションを取ることができるようになり、コミュニケーションの質・量が向上していくと思います。
・チームを作って、その中でやり取りすることで情報共有が密になる
チャットツールのほとんどに、グループやチームを作る機能があると思います。
その中でやり取りをすることで、チームに属するメンバーすべてに統一の情報が共有されることになります。
また、チームの中で全員に伝えたいこと、特定の人に伝えたいことを、メンションをつけて送ることで、簡単に振り分けることが可能で、チームでの生産性が向上していきます。
ビジネスチャットのマナー
さて、ビジネスチャットのメリットということで記載させていただきましたが、正直裏返しで、デメリットになりかねないマナーも存在していると思います。
先ほど挙げたメリットについて考えてみたいと思います。
（メリット）簡潔に素早くコミュニケーションができるようになる
（デメリット）どのような状態でもチャットの通知が来るようになる
相手の状態をあまり意識せずチャットを送れるため、たくさんのチャットが来る方の場合、画面の端にチャットの通知が大量に来ることになります。
特に、Web会議で自分の画面を共有しているような場合には、受け手としては、すごく煩わしいものになります。
もちろん、会議中は通知OFFといったこともできますので、このあたりの使い方が一般的になってくると解消される問題かと思います。
しかし、まだきちんとできている人は少ないと思いますので、送るタイミングは全く気にしなくて良いとは、私は考えておりません。
（メリット）堅苦しくない分コミュニケーションが増え、コミュニケーション不足が解消する
（デメリット）フランクになりすぎる
「お疲れ様です。○○部の○○です」から始まるメールに比べ、用件のみを記載して送るチャットは、とても簡単でフランクに会話ができます。
ただ、フランクに会話ができるからと言って、目上の人に送るときにタメ口になってしまってはいけないと思います。
ここは要注意なところかなと思います。
一方で、メンションをつけてそのあとに「さん」をつけるのは過剰かな、とも思います。
メールの名残りで目上の人に送る場合に、メンションだけだと呼び捨てのようにも見えてしまう、ということかとは思いますが、それだとせっかくのチャットのメリットが生かせなくなってしまうかなと思います。
ここは、チャット世代ではない人たちの理解も深める必要はあるかも知れませんが、私は絶対に不要だと考えています。
（メリット）チームを作って、その中でやり取りすることで情報共有が密になる
（デメリット）情報が多くなり流れてしまう
メンションを使うことで非常にやり取りがスムーズになります。
一方で、安易にチームを作ってメンバを追加していると、メールのCCに必要ではない人まで含める、その結果メールがあふれる、ということと同じ道をたどってしまいます。
情報共有は必要ですので、この塩梅が難しいところではありますが、必要最低限に絞ったチームで、活発な意見のやり取りをする場を目指すのが本筋かな、と思います。
また、チームでのやり取りの場合、スレッドを活用していく必要があると思いますが、スレッドにすると、今度はメールより流れていってしまう可能性が高まります。
チャットツールにもよるのですが、スレッドへの投稿は、自分にメンションされていない場合、通知が気づきにくかったりします。
ですので、この辺りは送る側のマナーとして、気づいてほしい人はきちんとメンションする、ということが必要になってくるのだと思います。
まとめ
ビジネスでチャットが使われるようになって、まだそこまで時間が経っていないため、活用方法やマナーといったところは、これから確立されていく部分も多くあるとは思います。
ただ、結局のところメールの単純置き換わりになってしまっては意味が無いと思います。
チャットの良さをつぶさずに、チャットのデメリットを解消するための方法、マナーといったことが、今後広がっていけば良いと感じております。
最後に、個人的には、チャットに、メールのような未読に戻す機能が追加されることを切に願っております。
最近ではそのような機能も追加されてきておりますが、いまいちピンときておりません。
私の仕事の仕方が良くないのかも知れませんが、後で対応するチャットを未読にしたい。
リマインダーやToDo管理と連携するといった方法もあるのですが、個人的には未読が一番しっくりくるんですよね。
まだまだ自分の仕事のやり方を変えていく必要もありますが、ビジネスチャットを使いこなすことで、これまでの仕事の仕方が激変する可能性もあります。もちろん良い方向で。
その可能性を意識しつつ、過去のやり方に捉われないで、新しい働き方を見つけていくことができればと考えております。
そもそも、メールはチャットに置き換わるのか、という点についても記事にしておりますので、ご興味がある方は参考にしていただければと思います。
