新年度が始まり、サラリーマンとして働いている方の中には、部署の異動などで業務を引き継ぐ必要がある方もいると思います。
この業務の引継ぎですが、正直面倒くさいと思うこともあります。
確かに、引継ぎ自体、自分にとってメリットがあるものとは思いづらいかも知れません。
ただし、忘れないでください。
引継ぎが不十分だったときに、誰が困ることになるのでしょうか。
困るのは、引き継がれた人であったり、自分自身がこれまで一緒に仕事をしていた仲間だったりするのです。
そこで、改めて引継ぎについてちゃんと考えてみて、自身の業務を引き継ぐ必要が出たとき、どのように行動すれば良いかを理解しましょう。
もくじ
そもそも引継ぎとは何をするものでしょうか
引き継がなければならない事は色々あります。
・これまで自身が行っていた業務内容
一例としては上記が一番分かりやすく、最低限実施しなければならない事だと思います。
業務を引き継ぐためには、そもそも自分自身がどのような業務を行っているか、これを把握、整理しておく必要があります。
日本企業においては、業務が属人化していることも多く、このはじめの一歩が出来ていないことが多いと感じます。
みなさんは、自身の業務を文書として説明できますでしょうか。
これを普段から行っておらず、引き継ぐときに文書にしようとするので、時間のかかる面倒なこと、となってしまいます。
普段から自分は何をやっているのか、これを意識して整理しておくことが重要になります。
また、もう一つ重要なことがあります。
それは、部下や後輩、チームのメンバーに関連する目に見えないものを引き継ぐことです。
これは、どこまでやれば良いか、正解は何か、はっきりとはしておりません。
しかし、これまで皆さんが束ねていたチームを、別の方が束ねていくためには、非常に重要な情報になりますので、ここをきちんと引き継ぐ必要があると思います。
メンバーの人柄や性格、キャリアについてどのように考えているかなど、挙げればキリがないですが、このような情報を引き継ぐのです。
引き継いだタイミングですぐに理解されるものではありませんが、メンバーを束ねていく過程で、徐々にここで引き継がれた情報が役に立ってきます。
キレイに引き継ぐための心持ち
業務の引継ぎに関しては、ある程度整理をしていれば、キレイに引き継ぐことはできると思います。
しかし、メンバーの人柄や性格など、メンバーを束ねていくために必要となる情報の引継ぎは正直簡単ではありません。
そのため、引き継ぐ側の心持ちが重要になると思います。
それは、引継ぎは引き継ぎ書などを作成し渡して終わりではないということを理解できているかどうかになります。
どのような時でも同じかも知れませんが、相手の立場になって考えることが大事になります。
上司であるならば、数年計画でメンバーの今後について考えていると思います
この考えを、そのまま伝える必要があります。
もちろん、引き継がれた人が別の計画を立てるかも知れませんが、それまでどのような計画でメンバーと会話をしてきたのか、これが無いことには、計画を変更するにしても押し付けになってしまいます。
このように、引き継ぐ人は、引き継がれる人が様々なことを考える上で必要となる基礎の情報を渡してあげる気持ちが大事になります。
また、これらの情報は、一度話しただけで完全に伝わることでもありません。
ある程度の期間が経ってから、改めて大事になることも良くあります。
そのため、引き継ぐ側の人は、相手にいつでも情報を与えることを意識しておく必要がありますし、そのように考える事の出来る人は、巡り巡って信頼される人になっていくと思います。
まとめ
ジョブ型の雇用形態が定着してくると、もしかしたら引継ぎということ自体が無くなっていくのかも知れません。
しかし、それは机上の話だと私は思っております。
特にチームを率いる上司という立場であれば、ジョブとして定義されている事だけを実施している訳ではありませんし、定義されていない部分に重要な要素が隠されていることも良くあります。
引継ぎというと、自分は別の仕事へと離れていくということではあるので、自分が誰かから引継ぎを受ける状態の場合もあり、そちらにばかり目が行ってしまいがちです。
それでも、将来的に信頼される人というのは、まずは与えることから始まっている人だと思います。
与えることが出来るから、人からも与えてもらえる人間になれる。
このことを意識して日々の言動を変えていっていければと思います。
参考記事：
