社会人になって、ある程度の年月が経つと、やらなければならない仕事、タスクがあふれかえってくると思います。
良く、
タスクをしっかり管理して
タスクの優先順位をつけて
と言われますが、そもそも自身のタスクを把握できていますでしょうか。
時代によってタスク管理の方法は変化していくかも知れませんが、私の経験から、
そもそもタスク管理ができていない人の特徴
タスク管理のやり方、私自身のタスク管理方法
についてまとめていきたいと思います。
現在、タスクにあふれて困っている方にとって、少しでも参考になれば幸いです。
もくじ
そもそもタスク管理が出来ていない人の特徴
最初に、タスク管理ができていない人の特徴について整理します。
本当に重要で分かりやすい4点に絞りました。
ご自身の状況も踏まえて、当てはまるかどうか考えてみてください。
- デスクの上が汚い
- 未読メールが何百、何千件と溜まっている
- パソコンのデスクトップがアイコンであふれている
- 予定表が1日の表示になっている
1.デスクの上が汚い
説明の必要はないですよね。
最近はペーパーレスが浸透してきていることもあり、少なくなってきていると思いますが、デスクの上が資料であふれている人がタスクを管理できるわけがないですよね。
たまに、資料の山から、タスク実施に必要なモノを即座に出せるような奇妙な人もいますが、そのような人はごくまれな人物です。
一般的には整理されているからこそ、必要なモノがすぐに見つかるという基本は忘れないようにしましょう。
2.未読メールが何百、何千件と溜まっている
最近ではWeb会議も増え、画面を共有して会議をすることも多いと思います。
その時に、相手のメールアプリが見えることもあります。
『受信トレイに、未読メール 1,000超！？』
口には出しませんが、私には理解が出来ないです。
その状態で、どのようにして必要な情報を仕入れているのでしょうか。
チャット等のコミュニケーションが増えたとは言え、まだメールがコミュニケーションの軸である会社は多いと思います。
その軸であるメールの未読が多いのは、コミュニケーションをロスしているとしか言えないと思います。
不要なメールというのであれば、そもそも受信している意味がありません。
そのメールにより重要なメールを取りこぼすことになるだけです。
メールの振り分け設定は、最初の設定は面倒かも知れませんが、一度やってしまえばあとは何もすることはありません。
必要なメールを取りこぼさないためにも、最低でも、情報共有のためのメールやニュースメールなどは別のフォルダに振り分けるといった自分なりのやり方を見つけて欲しいと思います。
3.パソコンのデスクトップがアイコンであふれている
デスクが汚いことに近いかも知れませんが、パソコンのデスクトップ一面がアイコンで埋まっている方がいます。
これも、その状態で必要な情報にどのようにアクセスしているのか不思議です。
一時的にデスクトップに置きたいことがあるのは理解しますので、私の場合はデスクトップに、一時保存用のフォルダを1つ作り、何かあった場合はそのフォルダに置くようにしております。
これをするだけで、デスクトップはスッキリしますし、簡単に管理ができるようになります。
必要なファイルは適切なフォルダに移動すると思いますので、定期的にその一時フォルダの中身は削除して問題ないことになりますし、一括で削除してしまえば済みます。
4.予定表が1日の表示になっている
これもタスク管理が出来ていない人の特徴だと感じます。
みなさんは、OutlookやGoogleカレンダーなどの予定表アプリを使っていると思います。
その予定表の表示設定は、「日」でしょうか、「週」でしょうか、「月」でしょうか。
この設定が「日」の人は、明日以降の予定を意識しておらず、今日の予定だけでタスクの優先度を決めていたりすることが多いです。
以下のようなやり取りに心当たりがある人はいないでしょうか
（上司）「この資料作成を明日までにお願いしたいのですが、大丈夫？」
（自分）「はい、大丈夫です」
すぐに手をつけようとしたが、お客様からの電話対応などで定時を迎える。
同僚と飲み行くために退社
翌日
（自分）「今日は午前中から外出続きで資料を作成している時間が無い！」
このように、今日の予定しか見ていない人は、明日以降の予定を忘れてしまう場合が多いです。
残業はしたくないですが、明日の予定が把握できていれば、前日少し残業するだけで期限通りに資料を作成できたかも知れません。
もしくは、翌日の予定が空いている別の方に手伝ってもらう手はずを整えることができたかも知れません。
このように、良く言われることですが、少し先の予定もふまえてタスク管理をする必要があります。
そのためにできる簡単なことの1つとして、予定表を1週間表示にする、これだけで、勝手に明日以降の予定も目に入ってきて意識されることになります。
私は時々、一度1か月表示にしてより先の予定を見ることもあります。
ただし、1か月表示だと、細かい予定が表示しきれない場合も多いので、あくまでも全体感を掴むという程度の利用にはなります。
タスク管理のやり方
タスク管理手法
タスク管理の手法は時代によって変化しますが、いまではSaaS型のサービスも多くあり、自分自身に合ったものを選択できる環境は整っていると思います。
こちらに関しては、タスク管理で検索していただければすぐに見つかると思いますので、詳細は省きますが、いまだと、以下のようなものがあります。
- Senses
- Notion
- Trello
- Asana
- monday.com
- jooto
- Todoist
- Backlog
- Wrike
- Jira
- Taskworld
- Smartsheet
私も半分くらい使ったことがあります。
ツールによって、営業職に向いているモノ、プロジェクト管理に向いているモノなど、様々ですので、ご自身の仕事に合わせて選んでみることをお勧めします。
コツは、
・1つですべてが完璧にできると考えない
・自分の仕事のやり方をツールに合わせることも検討する
・まずは軽くつかってみる
といったことが重要だと思います。
日本人はツールを自分に合わせようとすることが多く、そこが一番良くないポイントだと言えます。
ツールに合わせて自分の仕事のやり方を見直すことも視野に入れてみましょう。
私自身のタスク管理方法
最初に言いますと、私の方法は古いです。
今時の人には合わないと感じることも多いかも知れません。
ただ、まだ暫くはこの方法でも大丈夫かなと思っております。
端的に言うと、未読メールがタスクになります。
チャットなどが流行っている現代ではありますが、いまだにやはり多くの部分はメールでのやり取りが残っていると思います。
そこで、私は受信したメールの中で、その場で片付くタスクはその場で実施しますが、優先度が低かったり、時間がかかったりして、後回しにするタスクは、メールを一度未読の状態に戻します。
その他のメールは既読の状態になるため、未読のメールが残っている、つまりはタスクが残っている、ということになります。
メールの無いタスクについては、自分宛てのメールにタスク名だけを書いて送信し、そのメールを未読にしておきます。
別のタスク管理ツールを使うことに抵抗があるわけではありませんが、使っていたサービスが終了するといった経験もあり、結果メールベースでのタスク管理に戻ってきてしまいました。
まとめ
できる人はタスク管理がしっかりできている。
これを否定する人は少ないと思いますが、自分がきちんとタスク管理をできている、と言える人も少ないと思います。
仕事をしていると本当にタスクがあふれてきます。
突発的に横から入ってくるタスクも本当に多くあります。
これらを管理して優先順位を決めてスマートに仕事をこなしていく人が、できるビジネスマンの重要な1要素だと思います。
最後になりますが、私は、これに加えて、メンバが相談しに来てくれた時の余裕を作るために、バッファも設けています。
これは上司になると必要なことでもあると思いますので、真似していただければと思います。
あまりバッファを設けすぎると、ヒマな上司のようにも見えてしまいますが、相談を受け付ける余裕のない上司より全然良いと思っております。
参考記事：
