昔からありましたがリモートワークが増えてきた最近よく聞くようになった1on1ミーティングですが、皆さんは実施されていますでしょうか。
色々な場面で実施されることが多い1on1ミーティングだと思います。
・評価面談
・キャリア相談
・一般的な悩み相談
その中でも、意識して実施しないとなかなか実施されない、悩み相談のような1on1ミーティングに焦点を当てたいと思います。
その他の、評価面談やキャリア相談などは、会社で働いていると、半年や1年ごとに評価するタイミングが訪れるかと思いますので、そのタイミングに合わせて実施することがきます。
また、会話する内容も、評価のことやキャリアのこと、というように明確な目的がありますので、非常にスムーズに進めることができると思います。
それに対して、悩み相談や特に理由のない1on1ミーティングは、実施するきっかけを自分で作る必要がありますし、会話の内容も自分で決めなければなりません。
コロナ禍においてリモートワークが増えてきたことで、社員同士のつながりが希薄になってきている今、1on1ミーティングは有効な手段になると思います。
ただし、1on1という性質上、やり方を間違えてしまうと逆効果になってしまうこともあります。
そうならないために、どのような点に気をつけて1on1ミーティングを実施するべきなのかを整理させていただき、今後の社員間コミュニケーションに役立てていただければと思います。
もくじ
リモートワークが増えている今だからこそ大事な1on1ミーティング
リモートワークや在宅勤務が増えて、特に若い社員からは、社員同士とのつながりが無くなることによるモチベーションの低下などが問題になり始めています。
そのような中で、いろいろな対策が考えられ実行されているわけですが、やはりコミュニケーションをとることが重要であり、特に1on1で話す機会を作ることのできる1on1ミーティングは1つの解決策であると思います。
特に、評価面談やキャリア相談のように明確な目的のないときにこそ1on1ミーティングを実施して、特に上司と部下の会話を増やしてあげる必要があると考えております。
これまでは、同じフロアで仕事をしていて、オフィスを見渡せばメンバーの顔が見える、少し疲れているような顔をしていれば声をかける、といったことが気軽にできましたが、今はそうではありません。
コロナが落ち着くことで、徐々にこれまでの環境も戻ってくるかも知れませんが、完全に以前の状態になることはないと思っております。
そのため、いまの状況を受け入れつつ、メンバーがより良い精神状態で働けるように、1on1ミーティングを取り入れていくことをお勧めします。
ただし、ここで問題となるのは、1on1のやり方になります。
1on1ミーティングの場合、上司と部下が1対1となってしまいますので、やり方を間違うと、部下は何も話してくれません。
取り繕うために、逆に嘘をつく可能性もあります。
ですので、正しいやり方を理解して、その上で1on1ミーティングを実施するようにしてください。
正しくないやり方として真っ先に挙がるのが以下の2つです。
・自分の話をしてしまう。
・業務の進捗報告を求めてしまう。
こういった間違ったやり方をしないように意識して取り組むようにしてください。
やり方を間違えると逆効果。正しいやり方を意識しよう
相手の話を聴くことに集中する
簡単なことのようですが、これができない人が本当に多いと思います。
会話を始めるためのきっかけとして、自分から話し出すのはもちろん問題ありません。
それなのに、その問いかけに対して相手が答え始めると、一言話しただけですぐに、「分かる」だとか「でも」だとかの発言をし始める人がいます。
雑談レベルの1on1ですので、相手も話したいことを整理しているわけではありません。
会話しながら、自分の考えが整理できてきて、本質的な部分は最後の最後に出てくる可能性も高いです。
それなのに、一言目に反応して、合っている間違っているのような会話を始めてしまうと、相手も、それ以降を考えないですし、発言しようともしなくなります。
この状態のたちが悪いのは、会話の同意を得ているような感じになってしまうことです。
その上司は、部下の考えていることを理解したつもりになる、ということです。
ですので、本当にこれは何度でも言いたいのですが、相手の話を聴いてください。
「聞く」ではなく「聴く」です。
会話に間があっても恐れないでください。相手は考えていることも多いです。
相手の話をしっかり聞く場として1on1ミーティングをやっているのですから自分の話なんて1つもなくて良いです。
ただし、相槌やリアクションは多めにとってください。話を聴いているという雰囲気が相手にも伝わると思います。
これを意識するだけでも、相手から引き出せる会話の内容はかなり違ったものになると思います。
それで、部下の本当に悩んでいる部分を聴くことができれば、それに対してのアクションを取れば良いだけです。
進捗報告会にならないように意識する
話を聴く、という1点目ができれば、この2点目に陥ることは少ないのですが、やはり、すべての相手と同じ時間、会話が続くかと言えばそうではないと思います。
どうしても、会話が続かない相手もいると思います。
そういったときに気をつけていただきたいことが、この、
進捗報告会にならないようにする
という点になります。
会話が弾まない相手ということで、おそらく共通点なども少ないという状況だと思います。
そのような時の、お互いの共通点となると、仕事ということになってしまい、最悪の進捗報告会ということになってしまうことが良くあります。
相手の話を聴く、ということを意識するのが大前提ではあるのですが、この点に対する対応として、
・全員、同じ時間1on1を実施しなければならない、という決まりはない。
・普段から、部下の行動や気になる部分をメモする
の2点があげられると思います。
・全員、同じ時間1on1を実施しなければならない、という決まりはない。
皆さん勘違いしているかも知れませんが、例えば30分の1on1ミーティングとして予定を組んだとしても、それが15分で終わっても誰も文句は言わないです。
話すことが無ければ早くミーティングを終われば良いのです。
少し話はそれますが、会議の時間を短くしよう、といったことが本などに書かれているかと思いますが、私は、会議の時間設定を一律短くする必要はないと思っています。
早く終われるのであれば、早く終われば良いだけです。余った時間は、別の仕事にあてれば良いだけだと思います。
そういったこともありますので、会話が弾まないのに、30分と決めたから30分は実施する、という無駄な努力は不要だと思います。
ただし、相手はもう少し会話したいと考えている可能性もありますので、終わらせることを前提に問いかけてはいけません。
・普段から、部下の行動や気になる部分をメモする
すぐに効果が表れるわけではありませんが、共通点がなく会話が弾まない部下などがいる場合、会話のきっかけを見つける努力を日々しているかどうか、これが重要になると思います。
まだ付き合いの短い部下の場合は、すぐに効果が出るわけではありませんが、日々の活動、メールの出し方なども含めて観察することで、様々なことに気づくことができ、会話も弾むようになってくると思います。
まとめ
今回は、コロナ禍だけでなく、今後の世の中で重要になってくるであろう社員間のコミュニケーション維持の方法として、1on1ミーティングについて考えてみました。
昔でいうと、飲みにケーションも近しいものだったのかな、と思います。
私はお酒も好きですし、上司と飲みに行くのも苦ではありませんが、そういう人ばかりではないので、これからの時代、様々な方法でコミュニケーションをとっていく必要があります。
その中でも、実施しやすく、上手く実施すれば高い効果も期待できる方法、それが1on1ミーティングだと思います。
今回紹介した、1on1ミーティングの注意点を意識して、より良い働きやすい環境を作っていただけることができればうれしく思います。
参考記事：
