仕事をしていく上で、重要になってくるのが作業効率をいかに上げるか、ということだと思います。
皆さんの周りにも、自分と同等かそれ以上の仕事をしているように見えるのに、定時にはきちんと帰るような人っていませんでしょうか？
人に仕事を押し付けて、定時に帰ることだけを目的としている人は論外だと思いますが、決められた時間内で、求められている以上の成果を出しているその人のようになりたいと思ったことはないでしょうか。
定時で帰ることのできるその人と自分は何が違うのでしょうか。
やはり仕事をいかに効率的に片づけているか、ということだと思います。
そこで、作業効率を上げるための方法、注意しなければならない点などを、作業の環境に加えて、自身の習慣という観点でまとめてお教えします。
もくじ
作業効率を上げるための作業環境
まずは、作業効率を上げるための周辺環境から、以下の3つについて記載しようと思います。
- デュアル・ディスプレイは必須レベルで準備すべき
- 作業の椅子は、頑張って良いものを選ぶべき
- デスクトップがアイコンでゴチャゴチャな人は整理すべき
一つずつみていきましょう。
デュアル・ディスプレイは必須レベルで準備すべき
自分が利用しているパソコンの画面ともう1枚の画面を利用することですが、個人的にはこれは絶対に必要だと思います。
仕事をしている中で、
- マニュアルを読みながら資料を作成する
- 2つのエクセル間でデータをコピーする
- メールやチャットの画面を開きながら資料を作成する
といった、２つのアプリケーションを同時に使うことはいっぱいあると思います。
その時に、1つの画面しかなければ、2つのアプリケーションを同時に見ることはできず、いちいち切り替えて確認する必要があります。
デュアル・ディスプレイにするだけで、上記のような作業が格段に楽になり、生産性が40%向上する、といった話もあるほどです。
在宅勤務の場合、スペースの都合で複数のディスプレイを置けない、ということもあるかと思いますが、そのような理由以外であれば必ず検討してみるのが良いと思います。
作業の椅子は、頑張って良いものを選ぶべき
在宅勤務の話になるかも知れませんが、仕事をするための椅子、これは良いものを買った方が良いです。
「高い＝良い」というわけではありませんので、高価な椅子ということではないですが、やはり在宅勤務も長くなってきておりますので、作業しても疲れないかどうかを決める椅子、ここには少しお金をかけても良いと考えています。
みなさまはあまり知らないかも知れませんが、オフィスで使われている椅子って良いものを使ってくれているところが多いのです。
ですので、オフィスで働いていたときは気にならなかったが、在宅勤務だとどうしても疲れる、と感じている方がいらっしゃれば、一度椅子を見直してみるのも良いかと思います。
デスクトップがアイコンでゴチャゴチャな人は整理すべき
これは、作業環境というと少し違うかも知れませんが、パソコンのデスクトップ（画面）がアイコンでゴチャゴチャしている人に、作業が効率的な人はいないです。
画面いっぱいにファイルが置かれているような人になるのですが、正直気持ちが理解できないのです。
なぜ、整理しないのでしょうか。
サーバなどからダウンロードしてきたファイルを、デスクトップに「一時的に」置いているという言い訳をしようとした人は、改めて自分を見直してみてください。
こちらへの対策は、しっかりフォルダを分けて保存しましょう、ということになるのですが、それが出来ないから今があるかと思いますので、
まずは、デスクトップに、「work」や「tmp」といったフォルダを1つ作りましょう。
いまデスクトップにあるファイルは、作成したフォルダに移動しましょう。
以降、一時的に必要となるファイルは、作成したフォルダにダウンロードしましょう。
これだけで良いので実施してみてください。
徐々にworkフォルダの中で整理ができるようになってくると思います。
デスクトップは整理には向かない場所のため、これだけでもかなり変わる可能性があります。
作業効率を上げるための自身の習慣
作業環境と合わせて自身の習慣で作業効率につながること、こちらは良く言われる話ですので、簡単にお話させていただきますが、
朝型の生活習慣
は、作業効率を大幅に上げます
「分かっているよ。でもできない」と思われる方もいるかも知れませんが、やはり事実だと思いますので、お勧めであることに変わりはないです。
最近はコロナで在宅勤務も多くなっているため、少し状況は変わってしまっておりますが、私は基本的に会社の始業時間より1時間は早く到着する時間に家を出て、喫茶店で本を読んだり、そのまま出社してもニュースをみたり、というように自分の時間として利用しております。
朝の方が頭の回転が良い、という話だけでなく、このような自己投資の時間を作ることで、将来的な作業効率に影響してくると私は考えております。
まとめ
今回は作業効率を上げる方法や習慣について記載させていただきました。
自分に合ったやり方など他にもいろいろあるとは思いますが、私自身の経験として、自信を持ってお勧めできる内容です。
特に習慣を変えることは難しいかも知れませんし、すぐには効果が表れるものではないかもしれませんが、数年後に必ず違う世界が待っていると思います。
作業効率が高い人と低い人、同じ時間で成果が格段に異なりますので、それが自身の評価につながりますので、自分への先行投資として検討してみるきっかけになれば嬉しいです。
参考記事：
