プレゼンテーションを苦手と感じている人も多いと思います。
私もその一人です。
それでも、社会人になると、なにかとプレゼンテーションが必要になる場面も多くなりますので、プレゼンテーションのできは評価にもつながってきます。
まずはプレゼンテーションの発表の仕方ではなく、プレゼンテーション資料を作る部分に注目して、よいプレゼンテーション資料の作り方について考えてみたいと思います。
この前段として、ロジカルシンキングなどのテクニックも重要になってはくるのですが、ここでは、良いプレゼンテーションを作るために意識しなければならないことを紹介させていただきます。
もくじ
良いプレゼンテーションとは？
良いプレゼンテーションで大事になることは2つです。
・相手に自分の考えを伝える
・相手に行動を起こしてもらう
この２つを達成できて、初めて良いプレゼンテーションだと言えます。
良く勘違いされるのは、見た目がすごく鮮やかで、アニメーションもふんだんに使われており、見ていて楽しいプレゼンテーションが良いプレゼンテーションだと考えることです。
見ていて楽しいプレゼンテーションは、その時は良いリアクションをもらえたりするかも知れませんが、その後に何も起こらなければ意味はありません。
このことを意識してプレゼンテーションを作っていく必要があります。
ここで、一番大事になるのはプレゼンテーションを書き始める前の準備段階になります。
相手に伝えるためには何をどのように書けばよいのか、相手に行動を起こしてもらうためには何をどのように書けば良いのか、ここが決まればあとは文字や図に起こすだけですので、それほど時間はかからないと思います。
この順番を逆に考える人も多く、とりあえずパワーポイントを作り始めるという人は注意が必要です。
まずは、手書きでも良いので、全体の構成、相手が知りたいこと自分が伝えたいことから考えて書き出すことが初めてみましょう。
それでは、2つのポイントに対して、具体的な考え方や作り方を説明します。
良いプレゼンテーションの作り方
相手に自分の考えを伝える
プレゼンテーションを作るとき、何かしらの自分の考えや調べた結果などを相手に伝えるということが目的である場合がほとんどだと思います。
その場合に、常に意識してほしいのは、
あなたは、何を相手に伝えたいのか
ということです。
これを、プレゼンテーション全体で伝えたいこと、それぞれのページで伝えたいこと、これを意識して、最初に書き出すだけです。
目次から作れ、と言われたことがある方もいると思いますが、資料の1ページ1ページの細かい内容を読まなくても、相手に伝わるという形にすることが重要です。
目次から作れ、という言葉はこのことを表現しているのですが、はじめのころは良く理解できないと思います。
ですので、私の場合は、
プレゼンテーション全体で言いたい事
スライドごとに言いたい事
これを最初に書き出すようにしております。
例えば、
「AとBを比較すると、Aの方が良い」
これが資料全体で伝えたいことだとすると、
「Aは○○の点でBより優れている」
「Aは△△の点でBより優れている」
「Aは□□の点でBより劣っている」
が、スライドごとに言いたいことになってくると思います。
また、「○○の点で比較」「△△の点で比較」「□□の点で比較」といったことが、各スライドのタイトルになり、結論としてAが優れているといったことが、各スライドの言いたいことになります。
この目次だけでは、Aは○○の点でどのようにBより優れているか、というところまでは分かりません。
しかし、全体としてAの方が良い、という結論までのストーリーが見えてくると思います。
そこまでくれば、後は各ページで伝えたい事を証明する情報を載せていくだけになります。
これが、目次から作れ、という言葉の本当の意味になります。
相手に行動を起こしてもらう
相手に自分の考えを伝えることができるようになると、良いプレゼンテーションの部類に入ったと言えると思います。
次に注意したいことは、あなたの考えは分かりました、といったリアクションだけになってしまうようなプレゼンテーションになる場合があります。
そのあなたの考えをうけて、相手に行動を促してあげる必要があります。
これは、資料の結び方が重要になってくるのだと思います。
先ほどの例でいうと、
「AとBを比較すると、Aの方が良い」
というだけではなく、
「AとBを比較すると、Aの方が良いので、Aを使ってサービスを開始しましょう」
という感じにするのです。
そうすると、聞き手は、これでサービスを開始できるかどうか、ということを考える行動を起こしてくれます。
また、ここまで書くと、追加した方が良い情報、目次に加えた方が良いものが見えてきたりもします。
サービス開始の検討をしてもらうためには、そもそもそのサービスが聞き手にとって有益なものなのか、といった情報が必要になると想定されます。
よって、いかにこのサービスが聞き手にとってプラスのものなのかを示すスライド（目次）を追加していくということになります。
これらを繰り返して考えることで、とても良いプレゼンテーションになっていくと思います。
まとめ
プレゼンテーションは、
相手に自分の考えを伝える
相手に行動を起こしてもらう
ということが大事だというお話をさせていただき、見た目の鮮やかさやアニメーションには触れずに書かせていただきました。
しかし、誤解してほしくないのは、見た目の鮮やかさやアニメーションが不要と言っているわけではありません。
最初にどちらが重要かというと、プレゼンテーションのストーリーが大事だという話になります。
ですので、私が良く考える資料作成のタイムラインとしては、
期限までの8割くらいは構成等に費やし、残りの2割の時間でできる限り見た目を整える
という感じで進めます。
「見た目は時間があまったらきれいにすれば良い」
ということが私の口癖かも知れません。
社会人になると、いろいろな場面でプレゼンテーションが必要になると思いますが、せっかく作るのであれば、相手に行動を起こしてもらえるような、より良いプレゼンテーションをできるようになれば嬉しいと思います。
参考記事：
