報告やプレゼンテーションなど、誰かに対して発表するような場は多いと思います。
この時に、揚げ足取りをしてくるような聞き手がいて、いつまでたっても話が前に進まない、といった状況を経験したことがある人も多いのではないでしょうか。
確かに、細かな揚げ足取りだけをしてくる聞き手に対して言いたいことも多くあるのですが、もしかしたら、あなたの発表の仕方を少し工夫するだけで対処できるかも知れません。
MECEに伝えましょう、といったロジカルシンキングを活用したテクニックももちろん重要になるのですが、今回紹介させていただくのは少しずる賢いテクニックになります。
そのテクニックとは、ずばり、
あえて突っ込みどころを残しておく
となります。
これをすることで、有益な議論が繰り広げられ、発表もスムーズにいくことが良くありますので、ぜひこの方法を意識して活用していただければと思います。
具体的な内容や方法について記載していきたいと思います。
もくじ
なぜ、聞き手は指摘をしてくるのでしょうか
揚げ足取りとまではいかなくても、上司に何かしらの発表などをすると、何かしらの質問や指摘が返ってくることが普通かと思います。
これはあなたの報告などの発表内容を、どれだけ完璧と思えるレベルに仕上げたとしても、まず無くなることはないです。
それは、聞き手である上司としては、聞いている時間だけで、あなたの発表内容を理解しなければなりません。
しかしその時間は、あなたが資料を作成するためにかけた時間と比較すると、1時間などのごく短い時間であり、どうしても情報量に差が出てしまいます。
その差を埋めるためには、質問したり、自身の経験と照らし合わせた質問をしたり、といったことが必要になってきます。
まだ、その指摘の内容が的を射ているものであれば、あなたも納得できるでしょうが、どうしても的外れな内容な場合もあります。
その的外れな内容に対して、資料を再度修正して、また報告して、ということを繰り返しても、何も生産性は上がりません。
また、上司が指摘等をする理由のもう一つは、それが仕事だからです。
やはり、部下の報告や提案を、上司が承認することになりますので、あなたがいかにその報告について検討を深めたかを図る必要があります。
そのために質問や指摘をして、その回答内容を吟味することになります。
ということは、あなたが報告やプレゼンなどで発表したときに、聞き手からの質問や指摘は避けて通れないことになります。
これを理解して、ではどのように振舞うのが良いのでしょうか。次にこの点をみていきたいと思います。
報告やプレゼン、発表をスムーズに進めるためのテクニック
最初にも記載しましたが、報告やプレゼンといった発表をスムーズに進めるためのテクニックはずばり、
突っ込みどころをあえて残しておく
ことになります。
これをしておくことで、聞き手は責務である質問や指摘をしやすくなりますし、あなたは、あえて残しておいた突っ込みどころですので、答えも準備できているはずです。
この流れを作ることで、
- 聞き手は質問・指摘を行う。
- あなたは、想定された突っ込み内容のため、整然と回答する
- 聞き手からすると、良く考えられていると感じ、できる人間という印象がつく
という良い流れが生まれます。
では、どのような突っ込みポイントを残せばよいのか、ということになりますが、当然のことながら、報告の軸となる部分を除いてしまうと、そもそもの報告が伝わらないものとなってしまいますので、それはNGです。
ですので、
・結論を支える根拠となる情報の枝葉の部分
・次のステップとして検討すべき部分
といった、本質を補足するような部分をあえて省いておく、ということが必要になります。
文章で伝えるのは少し難しいのですが、以下の2つのようなケースが考えられます。
〇報告内容： AはBである。なぜならばCだからである。
〇指摘ポイント：CはDではないのか？
〇回答：Dは〇〇のため、Cとなる。
〇報告内容：Aをやるべきだ。なぜならばBとCが好調だからである。
〇指摘ポイント：Dの影響は考慮しないのか？
〇回答：DはAをやる手段の選択で影響するため、次にDとEを調査する予定
もちろん、これをするためには、事前の検討時に、そこまで検討しておく必要があるのですが、どうせ検討は必要になるので、それは実施して大きく影響しない情報を小出しにするというイメージになります。
まとめ
情報の出し方のテクニックということになるのかもしれませんが、このテクニックを覚えて活用できるようになると、本当に仕事がスムーズに進むことになります。
もちろん、情報を小出しにしすぎると、今度は全然検討が進んでいないようにもみえてしまうため、そのバランス感覚も必要にはなってきます。
それでも、この時点の報告では不要と思われることをあえて除外したり、参考資料としたりすることで、相手に心地よく突っ込みをしてもらって、自分も即座に回答するということで、スマートなあなたが出来上がっていくと思います。
ずるがしこいと感じてしまうかも知れませんが、使えるテクニックは上手くつかっていくことに問題はなく、結果として話してである自分も、聞き手である相手もスッキリするプレゼンになります。
一度意識して実施してみて、狙い通りの質問が来たときには気持ちよく会話を終われると思いますので、ぜひ実践してみて頂ければと思います。
参考記事：
